从商业智能（BIBusinessIntelligence）的发展历程上，可以感受到到这个充满未来感的系统所可能带来的变革：BI提供了提取数据、处理加工、信息访问的技术手段。经过多年发展，其运用范围逐渐由支撑特定业务过程的战术性决策发展到在企业战略层面提供决策支持并创造价值。BI通过将分散在企业各系统中的数据进行整合，除了使得繁琐的信息获取过程变得简便易行，更通过图形可视化为决策者提供了直观的洞察力。用微软美国企业和合作伙伴业务群高级财务总监MarcReguera的话说，BI其实就是“简单即美”。“微软商业智能解决方案则进一步提升了企业创造价值的能力：任何用户都能够容易地运用这些技术进行决策，业务执行、业务管理、企业管理各个层次上的用户都能够使用不同的工具和技术做出明智的决策，全方位地提高企业的竞争力。很多人都对BI有误解，觉得BI很贵，实施很复杂，其实不然，BI应该成为每个人的工具，简单的Excel就是很好的BI工具。”

 

从另一个角度“关心数据”

 

随着企业各种信息系统的建设和完善，企业所拥有的数据越来越多。决策者面对的问题已经不再是缺少信息，而是如何得到正确的信息以帮助制定决策。典型的公司拥有数十乃至上百个应用，但是却难于从中提取、综合、使用这些系统的数据，继而从数据中提取有用的信息，发掘并提升数据的价值。Marc在微软工作20多年，伴随着微软全球财务体系的转型，现在着力于推广如何通过新技术推进财务部门工作效率提升。对数据分析的理解，Marc有着自己的看法，“我在微软工作了20年，逐步从手动收集数据到现在可以通过有效的工具在互联网上收集数据并且快速做出分析，这是个很大的转变过程。当然数据收集和分析是重要的一方面，对于企业的CFO来说，需要的是用数据分析的结果产生对业务和决策的影响力，这也是一个真正成为企业战略合作伙伴的CFO需要具备的能力。对于现代企业CFO来说，以往可能需要花费70%的时间和精力在数据的处理上，而现在BI技术工具的进步，只需要花费原来的1/3的时间即可完成数据的基础处理，可以将更多的时间投入到分析数据、提高数据洞察力并且使之产生真正的影响力上，整体财务系统的工作效率可以提升20%～30%。”

 

然而，这种效率的提升就意味着企业的财务工作需要在整体系统上做出改变和转型，在企业中工作的人可能会有这种感受，当要和客户或相关部门说明某项事实时，有数据支撑时会更有说服力。但对某些大型BI系统来说，要取得相关报表，需要做的是向IT部门提需求。接下来，IT部门按业务人员的要求提取数据，再进行分析，然后把报表返还给业务人员。但这样一来，所需要的时间就比较长，而在实际业务中，从产生BI需求到拿到报表，往往只有很短的时间，这个时候，业务人员需要的，往往是一种自助式的BI实现。Marc表示，“在自助式的BI系统下，IT部门只需要把原始的数据进行整理归类即可，业务或者财务可以根据自己的数据分析需求，调用原始数据制作报表，这就是我们提倡的自助式商业BI，这种方式使得IT和财务的分工更加明晰、更加专业。”

 

事实上，想要实现自助式商业BI，Marc认为首先需要企业的CFO对数据的标准化有清晰的认识，尤其是一些跨国企业的CFO，当数据有了标准化的规格之后，数据的使用者才有可能快速地通过有效工具来获取自己需要的数据。Marc举了一个简单形象的例子，“在我们做数据分析的时候，数据之间的比较往往能提供重要结论，这也是最难的部分，因为如果基础数据的计算方法和获取方法不一样的话，那么数据之间是无法进行比较的，结果也是毫无意义的。就像我们现在都在看一个国家的GDP用以衡量现在的国家经济综合指标，试想一下，如果每个国家GDP的计算方法都不一样，那我们如何来做出比较、进行排名呢。对于企业的CFO来说，改善企业的数据结构，使之更加标准化，安全、计算方法统一化，这是一个需要持续改进的工作。数据的统一说起来容易，但实施起来却很复杂，就拿我们微软来说，微软巴西的公司和瑞士的公司都开发了‘新业务’，并且也有相关的数据提交，但我们发现，巴西和瑞士的公司关于‘新业务’的概念就根本是不一样的，所以，当我们再去用这些基于‘新业务’而产生的数据并且用来做比较的时候，就会产生很大的偏差。当然现在的微软通过多年努力，已经可以做到对很多流程设置的全球统一规范。”

 

简单与复杂

 

工具的意义在于帮助人类的大脑从简单重复的工作中解脱出来，让大脑专心从事更具创造性的事情，使得工作看上去变得越来越“简单”，正像Marc所说的，自助式商业BI并不复杂，一个简单的Excel就可以是一个很好的BI工具（见图2）。“Excel其实是实现数据可视化的一个很简单的工具。一直以来，我对数据的可视化有很大的热情，原因很简单，同样一组数据，如果是报表的形式，可能我们需要几分钟才能看得明白，但是如果做成柱状度或者饼状图，那么我们一眼就能看出来结论，这就是数字可视化的意义所在。通过微软20年的财务工作，我深深体会到，只有将数据实现可视化才能够真正对企业的决策产生影响。”

 

Excel作为Office软件的组件之一，对每一个会用电脑的人来说都不陌生。用Excel做数据挖掘，对零售业来说就可以分析谁是有潜力的金客户，可以分析哪些产品是可以在一起销售的等等，从而大大降低了BI的门槛。据了解，美国波音公司在首次利用BI的时候，就是从Excel开始的。用Excel把所有的供应商信息整合在一起，很快就能看出，有多少的供应商代表是女性，有多少是来自同一个年龄层、来自同一个地域的。当然，BI在波音越做越大，后来做到整个供应链的优化，也调用了很多的工具。但从这里可以看出，BI的切入点可以是很小的一个方面。自助服务BI一方面通过Excel中的自助服务为用户提供帮助，提供发现、分析和可视化功能；另一方面借助Office365中的连接与协作提供分享、查找和移动功能。这些功能具体来说，发现功能是通过PowerQuery搜索并组合公共及内部数据;分析功能是通过PowerPivot快速对数百万行数据进行建模与分析；可视化功能是通过PowerView与PowerMap，借助全新方式探索并可视化数据；分享功能是通过BI站点分享查询与工作表，并用内部数据进行刷新；查找功能是通过Q&A借助基于搜索的数据可视化技术查找答案；移动功能是通过PowerBI移动应用与HTML5，随时随地保持互联。

 

在微软的商业智能解决方案中，微软的统一平台可以充分利用同一公司发布的多种软件的长项，达到强强联合的目的。Marc表示在微软为企业提供的解决方案中，是可以适应不同类型的企业的，“如果以企业的成熟度来划分的话，对于中小企业，可以使用比如简单的Excel等工具，作为银行这样的企业来讲，我们有‘大规模数据并行仓库’这样的工具可以提供，不同类型的企业都可以从我们的方案中获益。就像我们大家都在用的office工具一样，从中学生到大企业，可能每个人都在使用office，但是用的深度是不同的，不存在行业差异。”

 

是否掌握了商业智能的工具、制定了数据标准和算法，就可以面对海量数据而轻松应对了呢？Marc并不这么认为，“数据量越来越大，并不意味着财务可以获取更多的信息，大量无用数据的增加反而为财务分析带来了很大的难度，衡量这些数据是否是有用的很多时候不仅要看数据本身，还要看数据与数据之间的联系产生的价值。比如我们有了客户的销售数据，那么这些数据可以和我们呼叫中心的数据进行结合，我们就可以分析出来哪些客户是通过呼叫中心的销售促进而产生购买，这个结论对于整个公司营销评估就是有价值的。”

 

与此同时，在当今的互联型世界中，随着数据的大范围蔓延，企业必须对信息进行优化，并由此获得在对企业而言最重要的领域中获得有意义的洞察力。

 

微软自身制定了移动为先、云为先的战略并让财务部门可以快速轻松地用安全的方式将数据迁往云端，随处获得重要洞察力，并为其后续增长打造出强有力的战略。这也使得财务决策者能够使用自己了解的工具从内部与外部的多个来源拉取数据，并在几分钟内快速获得直观的洞察力。随后决策者即可快速发现做出明智决策，提高企业绩效所需的独特洞察力。数据的价值在于分析数据产生的结果，而智能工具的应用使得财务工作人员有充分的时间和精力用于提升财务分析水平，这对财务工作者来说，无疑增加了工作难度。Marc很喜欢将财务工作者比喻成厨师，当厨师面对海量食材时，能否做出一道美味佳肴，才是考验厨师水平的真正时刻。

 

技术可以被视作财务高管的一种重要工具，来帮助促进分析与决策工作，监控业务绩效，同时也促进协作与知识管理。透过一系列新的BI工具和手段，让我们能更好地将复杂的数据简化、繁琐的流程厘清，让业务的洞察与战略的制定化繁为简，来获得“简单即美”的财务新境界。