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整理提升做会议笔记的效率方法介绍
2018-08-15
摘要很多会计人在进行开会做会议笔记的时候经常会遇到各种问题，导致效率低下，今天就来给大家介绍下如何提升会议笔记的工作效率。 你有没有遇过这样的情况：开会时，把主管交代的事情都
很多会计人在进行开会做会议笔记的时候经常会遇到各种问题，导致效率低下，今天就来给大家介绍下如何提升会议笔记的工作效率。
你有没有遇过这样的情况：开会时，把主管交代的事情都写到这次会议笔记中，但等真的做任务时又常常漏东漏西？明明我很认真做笔记，是哪个地方搞错了呢？
你有没有遇过这样的情况：开会时，把主管交代的事情都写到这次会议笔记中，但等真的做任务时又常常漏东漏西？明明我很认真做笔记，是哪个地方搞错了呢？
我自己也曾经遇过这种情况，开会时，笔记写了一大串，但真的执行时，不一定有效率，还可能漏掉之前说好要做的事情。因为事实上，我们真的在执行任务时，不一定会记得回头去参考之前每一次开会写下的笔记（而如果这样做，又是很繁琐的工作）。
于是我开始发现，开会后留下一则一则会议笔记，不一定是好事。
这篇文章，可以看作是之前「高效能会议的七个习惯，不能只是开会前准备数据而已」所提最后一个步骤：「讨论接下来每个人的下一步行动」之后，更关键的高效能习惯补充。
怎么说呢？
情况一，假设现在开一个检讨会议，主管针对我在进行的多个项目、任务，分别给了提点：A项目请你到时候记得申请某份A表单、B任务要结案时要给一个结算报告、C任务执行过程中要记得做一个C步骤。
我于是打开笔记本，在一页空白页面写下今天开会的每一个行动指示。
但问题是，这些行动分别属于A、B、C三件事，如果我把它们都写在今天的会议笔记，这样不就表示我在做A时要看一下今天的会议笔记，做B与做C时也都要看一下今天的会议笔记吗？这样当然容易漏掉，而且没有效率。
情况二，假设现在开会讨论同一个项目的许多执行细节，合作伙伴彼此之间讨论了许多环节下需要的执行步骤：在A阶段可以试试看下广告，在B阶段记得要先完成市场分析，在C阶段最后一定记得邀请推荐人。
我于是打开笔记本，在一页空白页面写下今天开会讨论到的每个行动步骤。
但问题是，这些行动并非连贯执行的，他们分别是项目在不同阶段下的某个步骤，如果我只把他们写在今天的会议笔记，又怎么会在真正执行项目时，记得去执行这些开会讨论到的步骤呢？
所以问题是什么？
问题可能是，我们以为开会就在写一则好的会议笔记后结束了。
然而其实事情还没结束，当我们在一则好的会议笔记中，总结了这次开会决议的各种行动后，并非把这些行动留在会议笔记，而是要：
让他们回归到各自项目、任务的行动清单中。
以前面的情况一来说，就是把主管交代的三件事，分别写回自己A项目、B任务与C任务的行动清单中，排入正确的位置，这样到时候B任务进行到最后，自然会看到最后一个行动是要制作结算报告。
以前面的情况二来说，既然都是同一个项目，就不是每次都新增一则会议笔记，而是直接把讨论的行动，插入这个项目原本的流程步骤中。
当然，有时候需要「做出一则会议笔记留存」，那也无妨。
但更重要的是，不要让自己回头去看会议记录来行动，而是把决议的行动，拆解后真正放入他们各自的项目步骤流程当中，纳入你真正的待办清单中，这样才能真正有效率，并且更轻松地去执行他们。
拆掉会议笔记，让行动回归到真正项目流程的正确位置上。
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